Stand: Juni 2026 · SmartAgent – Yannick Strothteicher, Harsewinkel
✓ Deine Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt. SmartAgent ist ein reines Produktivitätswerkzeug.
Yannick Strothteicher (SmartAgent)
Weimarer Str. 14, 33428 Harsewinkel
E-Mail: SmartAgentHQ@gmail.com
SmartAgent unterstützt zwei E-Mail-Anbieter: Google (Gmail) und Microsoft (Outlook / Microsoft 365). Du kannst einen davon verbinden. Die nachfolgenden Abschnitte beschreiben, welche Daten jeweils gelesen werden.
Für die Anmeldung nutzen wir Google OAuth 2.0. Dabei erhalten wir einmalig:
Diese Daten werden dauerhaft gespeichert, solange das Konto besteht.
SmartAgent benötigt Lesezugriff auf dein Gmail-Postfach (gmail.readonly), um E-Mails analysieren zu können. Konkret wird:
Zweck: Kategorisierung, Priorisierung, Zusammenfassung, Erkennung von Aktionspunkten und Rechnungsdaten aus E-Mails.
📌 Wichtig: Der Volltext deiner E-Mails wird zur Analyse an die OpenAI API übertragen (→ Abschnitt 4). Wir speichern den Volltext selbst nicht dauerhaft. Gespeichert werden nur die KI-generierten Ergebnisse (Zusammenfassung, Kategorie, Antwortvorschlag usw.).
SmartAgent kann Kalendertermine in deinem Google Calendar erstellen und löschen (calendar.events), wenn du dies explizit auslöst. Es werden keine Kalendereinträge automatisch oder ohne dein Zutun erstellt.
Um in deinem Namen auf Gmail und Google Calendar zugreifen zu können, speichern wir einen verschlüsselten OAuth-Zugriffstoken. Dieser wird:
Wenn du dich mit deinem Microsoft-Konto anmeldest, nutzen wir Microsoft OAuth 2.0 / OpenID Connect. Dabei erhalten wir einmalig:
Unterstützte Konten: Microsoft 365 Business/Work-Konten sowie persönliche Outlook.com-Konten.
SmartAgent benötigt Lesezugriff auf dein Outlook-Postfach (Mail.Read), um E-Mails analysieren zu können. Konkret wird:
SmartAgent liest nur Nachrichten aus dem Posteingang. Es werden keine E-Mails gesendet, gelöscht oder verändert.
📌 Microsoft-Berechtigung Mail.Read: Ausschließlich Lesezugriff. SmartAgent kann keine E-Mails im Namen senden, löschen oder verändern.
SmartAgent kann Kalendertermine in deinem Outlook-Kalender erstellen und löschen (Calendars.ReadWrite), wenn du dies explizit auslöst. Es werden keine Termine automatisch erstellt.
Der Microsoft OAuth-Zugriffstoken (Access Token) und der Refresh Token werden:
Bei Microsoft 365 Business-Konten kann es je nach IT-Richtlinie des Unternehmens erforderlich sein, dass ein Administrator die Berechtigung für die App initial genehmigt (Admin Consent). SmartAgent beantragt ausschließlich delegierte Berechtigungen – keine Anwendungsberechtigungen, die ohne Nutzerbeteiligung auf Daten zugreifen.
Nach jeder Analyse werden folgende Ergebnisse gespeichert:
Diese Ergebnisse kannst du jederzeit selbst löschen – einzeln oder per Konto-Löschung.
Die Analyse deiner E-Mails erfolgt über die OpenAI API (OpenAI, L.L.C., USA). Dafür werden temporär übermittelt:
OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle, sofern der Anbieter nicht ausdrücklich einer entsprechenden Datenfreigabe zustimmt. OpenAI kann API-Inhalte im Rahmen seiner standardmäßigen Missbrauchsüberwachung für einen begrenzten Zeitraum speichern. Weitere Einzelheiten ergeben sich aus den jeweils geltenden Datenverarbeitungsbedingungen von OpenAI: OpenAI Datenschutzrichtlinie
Für die Datenübermittlung in die USA bestehen Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.
Du musst dieser KI-Verarbeitung explizit zustimmen, bevor du die erste Analyse startest. Deine Zustimmung wird mit Datum und Version gespeichert.
Unser Server steht in Deutschland (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein). Alle Daten bleiben damit innerhalb der EU. Hetzner ist ISO 27001 zertifiziert.
Für Login, Gmail-Zugriff und Google Calendar gelten die Google Datenschutzbestimmungen. Nur für Nutzer, die sich mit Google verbinden.
Für Login, Outlook-/Exchange-Zugriff und Outlook Calendar über Microsoft Graph gelten die Microsoft Datenschutzbestimmungen. Nur für Nutzer, die sich mit Microsoft verbinden. Datenverarbeitung kann in Microsoft-Rechenzentren innerhalb und außerhalb der EU erfolgen. Microsoft bietet SCCs (Standardvertragsklauseln) nach Art. 46 DSGVO für Drittlandtransfers an.
Eine vollständige Liste aller Unterauftragsverarbeiter findest du unter /subunternehmer.
Du kannst die Verbindung zu Google jederzeit auf zwei Wegen trennen:
Du kannst die Verbindung zu Microsoft jederzeit auf zwei Wegen trennen:
Du kannst dein Konto und alle gespeicherten Daten jederzeit selbst löschen: Einstellungen → „Konto löschen". Es werden gelöscht: alle Analysen, Kalendereinträge, Einstellungen, OAuth-Token, Benachrichtigungen, Nutzungslog und das Nutzerkonto selbst.
Du kannst alle deine gespeicherten Daten als ZIP-Archiv herunterladen: Einstellungen → „Meine Daten exportieren". Das Archiv enthält dein Profil, Einstellungen und alle Analyseergebnisse.
Anfragen bitte an: SmartAgentHQ@gmail.com
Vor der ersten Nutzung speichern wir:
Wenn wir AGB oder AVV ändern, werden Kunden informiert und müssen erneut zustimmen.
✓ Deine Daten werden nicht an Dritte verkauft.
✓ Es findet kein Profiling für Werbezwecke statt.
✓ Deine E-Mail-Inhalte werden ausschließlich zur Erbringung des SmartAgent-Dienstes verarbeitet.
Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies:
Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies eingesetzt.
Technische Schutzmaßnahmen im Überblick:
Vollständige Dokumentation: /sicherheit
Daten werden gespeichert, solange dein Konto aktiv ist. Nach Konto-Löschung werden alle personenbezogenen Daten sofort gelöscht – mit Ausnahme von Zahlungs- und Rechnungsdaten, die wir gemäß § 147 AO und § 257 HGB für 10 Jahre aufbewahren müssen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Analyse-Ergebnisse können von dir optional nach einer konfigurierbaren Anzahl von Tagen automatisch gelöscht werden (Einstellungen → Datenaufbewahrung).
Du hast das Recht, eine Beschwerde bei der für dich zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzureichen. Für NRW: Landesbeauftragte für Datenschutz NRW.
Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer per E-Mail informiert. Die aktuelle Version ist immer unter /datenschutz verfügbar. Stand: Juni 2026.