Stand: Juni 2026 · Letzte Aktualisierung: 27.06.2026
Gemäß Art. 28 Abs. 4 DSGVO informieren wir über alle Unterauftragsverarbeiter, die im Rahmen von SmartAgent personenbezogene Daten verarbeiten. Änderungen werden mindestens 30 Tage vorab per E-Mail angekündigt.
Zweck: KI-Analyse von E-Mail-Inhalten (Zusammenfassungen, Kategorisierung, Antwortvorschläge)
Verarbeitete Daten: E-Mail-Texte (temporär, zur Analyse übermittelt), Betreff, Absender, ggf. extrahierter Text aus Anhängen (PDF, DOCX, XLSX, CSV, TXT)
Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlung: Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 DSGVO
Datenschutz: openai.com/policies/privacy-policy
Besonderheit: OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle. OpenAI kann API-Inhalte im Rahmen seiner Missbrauchsüberwachung für einen begrenzten Zeitraum speichern. Weitere Details in den Datenverarbeitungsbedingungen von OpenAI.
Zweck: Authentifizierung (Google OAuth 2.0), E-Mail-Abruf (Gmail API, Scope: gmail.readonly), Kalender-Integration (Google Calendar API, Scope: calendar.events)
Verarbeitete Daten: Google-Profildaten (E-Mail-Adresse, Anzeigename, Profilbild-URL), E-Mail-Metadaten und -Inhalte (nur bei aktiver Analyse, nicht dauerhaft gespeichert), Kalendertermine
Betroffene Nutzer: Nur Nutzer, die sich mit Google verbinden
Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlung: Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 DSGVO
Datenschutz: policies.google.com/privacy
Zweck: Authentifizierung (Microsoft OAuth 2.0 / OpenID Connect), E-Mail-Abruf (Microsoft Graph API, Scope: Mail.Read), Kalender-Integration (Microsoft Graph API, Scope: Calendars.ReadWrite)
Verarbeitete Daten: Microsoft-Profildaten (E-Mail-Adresse, Anzeigename, optionales Profilbild), Outlook/Exchange E-Mail-Metadaten und -Inhalte (nur bei aktiver Analyse, nicht dauerhaft gespeichert), Outlook-Kalendertermine
Betroffene Nutzer: Nur Nutzer, die sich mit Microsoft / Outlook verbinden
Datenverarbeitung: Kann in Microsoft-Rechenzentren innerhalb und außerhalb der EU erfolgen. Microsoft bietet EU Data Boundary für Microsoft 365 an.
Rechtsgrundlage für Drittlandübermittlung: Standardvertragsklauseln (SCC) gem. Art. 46 DSGVO
Datenschutz: privacy.microsoft.com · Microsoft Trust Center
Hinweis: SmartAgent verwendet ausschließlich delegierte Berechtigungen (keine Anwendungsberechtigungen). Kein Zugriff auf Daten ohne aktive Nutzeranmeldung. Keine E-Mails werden gesendet, gelöscht oder verändert.
Zweck: Serverhosting (Cloud-Server, Datenbankhosting)
Verarbeitete Daten: Alle im System gespeicherten Daten (verschlüsselt)
Serverstandort: Deutschland (Nürnberg / Falkenstein) – keine Drittlandübermittlung
Zertifizierungen: ISO/IEC 27001
Datenschutz: hetzner.com/legal/privacy-policy
Derzeit sind keine Änderungen an der Liste der Unterauftragsverarbeiter geplant.
Bei geplanten Änderungen werden alle Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail informiert. Kunden, die einem neuen Unterauftragsverarbeiter widersprechen, können den Vertrag außerordentlich kündigen.
Einsprüche richten Sie an: SmartAgentHQ@gmail.com