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Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
gemäß Art. 28 DSGVO · Stand: Juni 2025
Hinweis: Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag gilt automatisch für alle Kunden, die SmartAgent im geschäftlichen Kontext (als Unternehmen, Freiberufler oder Behörde) nutzen und dabei personenbezogene Daten verarbeiten lassen. Für private Nutzer gilt ausschließlich die Datenschutzerklärung. Auf Anfrage stellen wir gerne einen unterzeichneten AVV per E-Mail zu.
Parteien
Auftraggeber (Verantwortlicher): Der jeweilige Kunde von SmartAgent, der personenbezogene Daten in SmartAgent eingibt oder verarbeiten lässt.
Auftragnehmer (Auftragsverarbeiter):
Yannick Strothteicher (SmartAgent)
Weimarer Str. 14, 33428 Harsewinkel
SmartAgentHQ@gmail.com
Art. 1 – Gegenstand und Dauer
Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers im Rahmen der Nutzung des Dienstes SmartAgent (KI-gestützte E-Mail-Analyse).
Die Dauer der Auftragsverarbeitung entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags.
Art. 2 – Art der Daten und betroffene Personen
Betroffene Personen
- Kunden und Geschäftspartner des Auftraggebers (E-Mail-Absender)
- Mitarbeiter des Auftraggebers (Nutzer der Plattform)
Art der Daten
- E-Mail-Adressen, Namen (von Absendern analysierter E-Mails)
- Inhaltsdaten aus E-Mails (temporär, zur KI-Analyse)
- Metadaten (Betreff, Datum)
- Nutzungsdaten (Analyse-Anzahl, Login-Zeitpunkte)
Art. 3 – Zweck der Verarbeitung
Die Verarbeitung dient ausschließlich der Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes: Analyse, Kategorisierung und Priorisierung von E-Mails sowie der Erstellung von Zusammenfassungen und Antwortvorschlägen.
Art. 4 – Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer verpflichtet sich:
- Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers zu verarbeiten
- Zur Vertraulichkeit verpflichtetes Personal einzusetzen
- Alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO umzusetzen
- Den Auftraggeber bei der Erfüllung von Betroffenenrechten zu unterstützen
- Nach Vertragsende alle Daten zu löschen oder zurückzugeben
- Dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zur Nachweisführung bereitzustellen
Art. 5 – Unterauftragsverarbeiter
Der Auftragnehmer nutzt folgende Unterauftragsverarbeiter:
- OpenAI, L.L.C. (USA) – KI-Analyse von E-Mail-Inhalten
- Google LLC (USA) – Gmail API, Google Calendar API, Google OAuth
- Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Serverhosting
Eine aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist unter smartagent.team/subunternehmer verfügbar. Bei Änderungen wird der Auftraggeber mindestens 30 Tage vorab informiert.
Für die Übermittlung in Drittländer (USA) bestehen Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO.
Art. 6 – Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Die aktuell umgesetzten technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen sind unter smartagent.team/sicherheit dokumentiert.
Art. 7 – Weisungsrecht
Der Auftraggeber ist weisungsbefugt. Weisungen sind per E-Mail zu erteilen. Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, hat er den Auftraggeber unverzüglich zu informieren.
Art. 8 – Kontakt und Anfragen
Für Anfragen zur Auftragsverarbeitung: SmartAgentHQ@gmail.com
Einen unterzeichneten AVV erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail.